Sporządzenie świadectwa charakterystyki energetycznej budynku lub jego części (np. mieszkania) jest obowiązkowe w konkretnych sytuacjach prawnych i transakcyjnych.
Sytuacje, w których świadectwo jest wymagane:
Sprzedaż nieruchomości: Przy zawieraniu umowy sprzedaży budynku, lokalu mieszkalnego/użytkowego lub prawa do lokalu spółdzielczego. Kopia świadectwa musi być dołączona do aktu notarialnego.
Wynajem nieruchomości: Przy zawieraniu nowej umowy najmu budynku lub jego części (świadectwo lub jego kopię należy przekazać najemcy).
Zakończenie budowy: Przy składaniu zawiadomienia o zakończeniu budowy lub wniosku o udzielenie pozwolenia na użytkowanie do Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego (PINB).
Budynki administracji publicznej: Dla obiektów zajmowanych przez organy administracji publicznej o powierzchni użytkowej powyżej 250 m², w których odbywa się obsługa interesantów.
Duże obiekty komercyjne: Dla budynków o powierzchni użytkowej przekraczającej 500 m², w których świadczone są usługi dla ludności (jeśli dla budynku zostało już sporządzone świadectwo, musi być ono umieszczone w widocznym miejscu).
Sytuacje wyłączone z tego obowiązku:
Budynki użytkowane na własne potrzeby mieszkalne lub gospodarcze, jeśli nie są sprzedawane ani wynajmowane.
Budynki zabytkowe objęte ochroną na podstawie przepisów o ochronie zabytków.
Miejsca kultu i obiekty służące do działalności religijnej.
Budynki mieszkalne przeznaczone do użytkowania nie dłużej niż 4 miesiące w roku (np. domki letniskowe).
Budynki wolnostojące o powierzchni użytkowej poniżej 50 m².
Budynki przemysłowe i gospodarcze niewyposażone w instalacje zużywające energię (z wyjątkiem wbudowanego oświetlenia) o zapotrzebowaniu na energię poniżej 50 kWh/m²/rok.